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Qu’est-ce qu’un
Coffre-Fort numérique ?

La gestion des documents d’entreprise évolue rapidement depuis l’arrivée du numérique. Le coffre-fort numérique, une innovation technologique, s’impose comme un outil incontournable pour les entreprises soucieuses de sécuriser, gérer et partager efficacement leurs documents sensibles. Cet article explore les fonctionnalités, les usages et les avantages d’un coffre-fort numérique en entreprise.

À quoi sert un coffre-fort numérique d’entreprise ?

Documents sensibles pour un coffre-fort numérique

Stockage de documents clés

Dans un environnement d’affaires dynamique, la gestion efficace des documents est essentielle. Un coffre-fort numérique permet de stocker de manière sécurisée une vaste gamme de documents cruciaux pour l’entreprise :

Contrats clients et fournisseurs : Ces documents forment la base des relations commerciales et doivent être accessibles et protégés.

KBIS, devis et factures : Ils sont essentiels pour la validation de l’activité commerciale et la gestion financière.

Papiers d’identité, notes de frais, bulletins de salaire électroniques et contrats de travail : Ils sont au cœur de la gestion des ressources humaines.​

Les documents sensibles

Une valeur probante numérique

Documents à valeur probante dans un coffre-fort numérique

La conformité des documents numériques est un aspect critique. Un coffre-fort numérique garantit cette conformité grâce à des fonctionnalités comme l’horodatage et la signature numérique, essentiels pour authentifier les documents en cas de contrôle.

Archivage de documents à valeur probante dans un coffre-fort numérique

L’archivage de documents à valeur probante est un autre aspect crucial du coffre-fort numérique. Ces documents, comme les contrats signés, les transactions financières et les enregistrements légaux, requièrent non seulement une conservation sécurisée mais aussi une capacité à prouver leur authenticité et leur intégrité sur le long terme. Le coffre-fort numérique assure que ces documents conservent leur valeur légale, grâce à des technologies comme l’horodatage et la cryptographie.

Un archivage légal

Sécuriser l’accès aux informations sensibles

La sécurisation des informations est une priorité. Le coffre-fort numérique offre des systèmes d’accès différenciés, permettant de contrôler qui peut accéder à quoi, en fonction du rôle et des responsabilités au sein de l’entreprise.

Accès restreints

Les certifications des coffre-fort numérique

Les certifications sont cruciales dans le choix d’un coffre-fort numérique, elles garantissent que la solution répond à des normes élevées de sécurité, de conformité et de qualité.

CERTICATION signature numérique

La signature numérique

La signature numérique, quant à elle, est un élément essentiel de la certification d’un coffre-fort numérique. Elle permet de vérifier l’authenticité d’un document et d’assurer qu’il n’a pas été modifié depuis sa signature. C’est une composante critique pour les documents à valeur probante, car elle fournit une preuve juridique de l’origine et de l’intégrité du document. Les coffres-forts numériques certifiés avec cette fonctionnalité offrent une sécurité supplémentaire en matière de transactions et de communications électroniques.

CERTICATION COFFRE-FORT NUMERIQUE

AFNOR NF203

La certification AFNOR NF203 est une référence clé en France. Elle assure que le coffre-fort numérique respecte des normes strictes en termes de sécurité informatique, de protection des données et de gestion des risques. Cette certification garantit que le coffre-fort numérique est fiable, qu’il assure l’intégrité et la pérennité des documents stockés, et qu’il respecte les réglementations en vigueur, notamment en matière de protection des données personnelles et de commerce électronique.

Quels sont les usages d’un coffre-fort numérique en entreprise ?

L’adoption d’un coffre-fort numérique transforme la manière dont une entreprise gère ses documents. Cette technologie trouve son utilité dans divers aspects de la gestion d’entreprise, rendant les processus plus fluides et sécurisés.

Diffusion de documents de RH

En ressources humaines, le coffre-fort numérique joue un rôle central. Il permet une diffusion sécurisée et efficace des documents importants :

Contrats de travail et avenants : Assure la conservation sécurisée des documents contractuels entre l’employeur et l’employé.

BSI et solde de tout compte : Permet une gestion transparente et accessible des informations financières liées à l’emploi.

Primes d’intéressement : Garantit la confidentialité et l’intégrité des données relatives aux rémunérations variables et aux avantages.

LES ESPACES COLLABORATERUS

Remise et stockage de documents clients

Pour la gestion de la relation client, le coffre-fort numérique offre un espace sécurisé pour stocker et partager des documents essentiels, tels que les contrats, les factures et les communications importantes. Cela facilite non seulement la gestion des documents, mais renforce également la confiance des clients dans la sécurité de leurs informations.

Suivi de projet

Accès instantané des documents pour l’expert-comptable

Gestion comptable facilitée : Les factures, relevés bancaires et autres pièces comptables sont facilement accessibles, ce qui simplifie le travail de l’expert-comptable.

Conservation des pièces comptables : Les documents tels que le bilan ou les budgets sont stockés de manière sécurisée, garantissant leur disponibilité pour les audits et les contrôles fiscaux.

Gains de temps en comptabilité

Les avantages d’un coffre-fort numérique pour les entreprises

L’adoption d’un coffre-fort numérique offre une multitude d’avantages pour une entreprise, allant au-delà de la simple sécurisation des documents.

Sécurité des données accrue

Protection contre les pertes et les vols : Les documents importants sont protégés contre les risques de perte ou de vol, un aspect crucial dans la gestion des risques d'entreprise.

Contrôle d'accès renforcé : Les systèmes de sécurité avancés permettent de contrôler qui peut accéder à quoi, réduisant ainsi les risques d'accès non autorisé.

Réduction des coûts​

Diminution des coûts d'impression et de stockage : Moins de dépendance au papier se traduit par des économies significatives en matière de fournitures et d'espace de stockage.

Efficacité opérationnelle : La centralisation des documents dans un espace numérique réduit les coûts opérationnels liés à la gestion documentaire.

Impact environemental

Réduction de l'empreinte écologique : Moins d'utilisations de papier et d'encre contribuent à une démarche écoresponsable.

Soutien aux initiatives de durabilité : L'utilisation d'un coffre-fort numérique s'aligne avec les objectifs de développement durable de l'entreprise.

Amélioration de la productivité

Accès et partage facilités : Les employés peuvent accéder et partager des documents de manière efficace, ce qui réduit le temps passé à chercher des informations.

Automatisation des processus : La possibilité d'automatiser certains processus, comme la signature de documents, accélère les opérations et réduit les erreurs humaines.

Comment créer un coffre-fort numérique :

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