Quel coffre-fort numérique choisir pour les entreprises
Lors du choix d’un coffre-fort numérique, il est essentiel de définir les besoins spécifiques de votre entreprise. D’abord, identifiez votre utilisation principale : souhaitez-vous gérer la distribution des bulletins de paie, archiver des factures électroniques, ou centraliser l’ensemble des documents de l’entreprise ? Ces éléments orienteront votre choix vers une logiciel adaptée, dotée de fonctionnalités spécialisées.
Ensuite, évaluez le budget alloué à cet outil numérique. Le coût d’un coffre-fort peut varier en fonction de la capacité de stockage, du nombre d’utilisateurs, et des fonctionnalités avancées (comme la gestion des autorisations et la traçabilité des accès). Certaines entreprises privilégieront un prix compétitif tandis que d’autres privilégieront des fonctionnalités de sécurité ou une certification de conformité.
Il est aussi crucial de déterminer les priorités pour votre coffre-fort numérique. Une prise en main intuitive, des certifications reconnues (comme la certification AFNOR NF 203 CCFN), une sécurité de haut niveau et un hébergement des données en France sont autant de facteurs importants. Ces éléments garantissent une protection optimale des informations sensibles tout en assurant une conformité avec les normes en vigueur.
Si vous cherchez un coffre-fort numérique fiable pour la distribution des bulletins de paie, l’archivage de factures, ou la gestion de documents, envisagez d’effectuer une démonstration de Timeref. Ce coffre-fort numérique, certifié AFNOR, offre une solution adaptable à plusieurs usages professionnels, avec des données entièrement hébergées en France pour une sécurité et une conformité accrues.
Quels critères pour choisir un coffre-fort numérique
Choisir un coffre-fort numérique (ou CFN) nécessite d’évaluer plusieurs critères pour garantir qu’il répond aux exigences de votre entreprise en matière de sécurité, de conformité et d’efficacité.
Le prix est un facteur clé, puisqu’il varie selon les fonctionnalités, la capacité de stockage et le nombre d’utilisateurs. Certaines solutions facturent par document ou utilisateur, tandis que d’autres adoptent un modèle de coût fixe. Évaluer votre volume de documents et vos besoins spécifiques vous aidera à choisir une solution adaptée à votre budget.
Ensuite, il est essentiel de vérifier où les données sont stockées. Privilégiez les solutions en ligne hébergeant les données en France, car cela garantit le respect des normes françaises et européennes, notamment le RGPD. Cela rassure également sur la conformité et la sécurité des informations sensibles.
Les certifications sont un autre point essentiel. Par exemple, la certification AFNOR NF 203 CCFN atteste que le coffre-fort numérique répond à des standards élevés de sécurité et de confidentialité. Cette certification est particulièrement importante pour les entreprises qui manipulent des informations confidentielles et des données sensibles.
Le niveau de sécurité inclut le chiffrement des données, les contrôles d’accès, et les processus d’authentification. Une sécurité renforcée protège les données contre les accès non autorisés et garantit leur confidentialité.
Enfin, assurez-vous de la durée de conservation des documents et de la garantie de leur intégrité. Un bon coffre-fort numérique doit pouvoir conserver vos documents pour une période légale définie, en assurant qu’ils ne seront ni altérés ni supprimés.
Quel est le coût d’un coffre-fort numérique
Le coût d’un coffre-fort numérique dépend de plusieurs facteurs, notamment le volume de documents à stocker, le nombre d’utilisateurs, et les fonctionnalités supplémentaires que vous souhaitez intégrer.
Certaines solutions de coffres-forts numériques appliquent une tarification par fiche de paie. Cela peut être intéressant pour les entreprises cherchant principalement à sécuriser la distribution des bulletins de salaire. Les coûts peuvent varier de quelques centimes à un euro par fiche, en fonction des garanties de sécurité et des services inclus, comme la traçabilité ou l’archivage à long terme.
Pour les entreprises avec de nombreux collaborateurs, il peut être plus pertinent de choisir une solution basée sur un prix par utilisateur. Dans ce modèle, chaque employé a un accès individuel sécurisé au coffre-fort pour consulter et gérer ses documents. Les tarifs dépendent souvent de la fréquence d’utilisation et des fonctionnalités (comme la possibilité de télécharger, partager ou archiver des fichiers), avec des coûts mensuels ou annuels par utilisateur.
Enfin, certaines solutions proposent un modèle de tarification selon la capacité de stockage. Les entreprises manipulant de nombreux documents ou souhaitant centraliser l’ensemble de leurs archives peuvent préférer ce type de forfait. Les prix évoluent en fonction de la taille de stockage souhaitée, avec des offres pour des volumes allant de quelques gigaoctets à plusieurs téraoctets.
Comparer les offres en fonction de ces critères vous aidera à trouver une solution de coffre-fort numérique adaptée aux besoins et au budget de votre entreprise.
Quel est l’avantage d’un coffre-fort numérique
Un coffre-fort numérique présente de nombreux avantages pour les entreprises, notamment en matière de sécurité, d’efficacité et de gestion documentaire.
D’abord, c’est un outil d’archivage sécurisé qui protège les informations sensibles contre les accès non autorisés. Grâce à des technologies de chiffrement avancé et des protocoles d’authentification, vos documents confidentiels sont mieux protégés qu’avec un simple stockage local ou sur papier.
Ensuite, le coffre-fort numérique permet une centralisation des documents. Cette solution offre un espace unique où tous les types de fichiers (paies, factures, contrats) sont stockés, accessibles et organisés, ce qui facilite leur gestion et leur recherche en cas de besoin.
L’un des avantages majeurs est la facilitation de la gestion documentaire. En digitalisant et en centralisant l’archivage, les processus administratifs sont simplifiés. Par exemple, pour la distribution des bulletins de paie, le coffre-fort numérique permet un gain de temps considérable. Les documents sont distribués de manière automatique et sécurisée, sans effort supplémentaire de l’équipe RH.
De plus, le coffre-fort numérique assure une valeur probante des documents. Chaque fichier est horodaté, signé et stocké de manière à garantir son intégrité. Cela est particulièrement important pour répondre aux exigences de conformité légale et protéger les entreprises en cas de litige.
Enfin, un coffre-fort numérique offre une accessibilité géographique : vos documents peuvent être consultés depuis n’importe quel appareil connecté, facilitant le télétravail et l’accès à distance pour les collaborateurs et décideurs.
Comment fonctionne un coffre-fort numérique
Un coffre-fort numérique fonctionne en offrant un espace sécurisé pour stocker, organiser et accéder aux documents sensibles de manière contrôlée et confidentielle.
Comment fonctionne un cfn techniquement :
L’accès commence par une authentification sécurisée. Les utilisateurs doivent s’identifier via des processus de validation stricts, souvent avec une authentification à deux facteurs, garantissant que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux fichiers.
Ensuite, les documents sont chiffrés dès leur dépôt dans le coffre-fort. Ce chiffrement protège les données à la fois lors de leur transfert vers le serveur et pendant leur stockage, rendant les informations illisibles pour toute personne non autorisée. Ainsi, la confidentialité des données est assurée à chaque étape du processus.
Les utilisateurs peuvent organiser les documents dans le coffre-fort grâce à des options de classement et de catégorisation. Les documents peuvent être étiquetés (paie, contrat, facture, etc.), ce qui facilite leur recherche et leur gestion pour des besoins quotidiens ou en cas d’audit.
Chaque document est enregistré avec une horodatation et une signature numérique qui garantit son intégrité et sa valeur probante. Cela signifie qu’une fois stocké, un document ne peut pas être modifié, offrant une traçabilité complète et assurant sa validité légale.
Enfin, un bon coffre-fort numérique assure une accessibilité multiplateforme, permettant aux utilisateurs d’y accéder depuis différents appareils, comme un ordinateur ou un smartphone, facilitant la consultation et le partage en mobilité tout en conservant une sécurité maximale.
Comment fonctionne un coffre-fort numérique pour les utilisateurs
Pour la distribution de la paie :
Sur Timeref, les responsables de paies importe un fichier avec toutes les fiches de paies de l’entreprise et Timeref s’occupe de les découper de de les envoyer dans l’espace personnel du salarié. Le salarié peut alors se connecter sur Timeref est téléchargé ses bulletins de paies ainsi qu’un coffre-fort dédier pour stocker ses anciennes fiches de paie.
Par ailleurs la facturation sur ce type de produit se fait à la fiche de paie, ce qui vous évite de payer pour un salarié une fois parti de votre entreprise.
Pour la facturation numérique :
Sur Timeref, vos collaborateurs peuvent directement stocker les fiches de paies numériques via une imprimante virtuelle qui va envoyer la facture quelque soit la plateforme du fichier directement dans Timeref pour une meilleur intégrité du document.
Pour la dématérialisation des archives de l'entreprise :
Vous pouvez utilisez Timeref comme un système d’archive ce qui vous permet de dématérialiser tous vos documents sensibles et les mettre à disposition de vos équipes. Vos équipes ont alors un compte qui leur permet de récupérer des fichiers ainsi que dans déposer de nouveau. Vous pouvez-vous avoir confiance grâce à un journal d’activité qui retrace tout ce qu’il se passe dans le cfn.
Quels documents archiver dans un coffre-fort numérique
Un coffre-fort numérique est idéal pour l’archivage de documents sensibles et importants, offrant une solution sécurisée et facilement accessible pour divers types de fichiers.
Les bulletins de paie font partie des documents les plus couramment stockés. Le coffre-fort numérique facilite la distribution des fiches de paie aux employés et assure leur conservation légale pendant plusieurs années, simplifiant les processus RH.
Les factures et autres documents comptables trouvent aussi leur place dans un coffre-fort numérique. En centralisant ces documents financiers, les entreprises facilitent leur organisation et leur recherche, tout en renforçant la sécurité en cas d’audit ou de contrôle administratif.
Les contrats de travail et documents RH sont également des éléments clés à archiver. Contrats, accords de confidentialité et autres dossiers administratifs peuvent être stockés de manière sécurisée, garantissant leur protection et leur accessibilité en cas de besoin.
En plus des documents liés aux ressources humaines, le coffre-fort numérique est utile pour archiver les documents légaux et administratifs de l’entreprise, comme les certificats de conformité, les attestations d’assurance ou les documents relatifs aux obligations réglementaires. Cela aide les entreprises à respecter les normes et les exigences de conservation.
Enfin, les rapports annuels, bilans stratégiques, certificats et autres documents essentiels peuvent être stockés dans le coffre-fort pour une consultation ultérieure ou pour assurer la continuité des opérations.
Ces types de documents profitent pleinement des fonctionnalités d’un coffre-fort numérique, alliant sécurité, conformité et accessibilité.