Vous vous intéressez à l’archivage électronique à valeur probante pour votre entreprise ou organisme comme solution alternative à l’archivage papier ? Voici les points à comprendre avant de passer à une solution de logiciel d’archivage numérique.
Qu’est-ce que l’archivage électronique ?
La première chose à savoir sur l’archivage numérique ou électronique c’est qu’il n’y a pas de définition légale de ce processus, pour autant l’AFNOR (L’agence Française de normalisation) définit l’archivage numérique comme “l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer, détruire et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve ou à titre informatif”. Pour simplifier il s’agit du même processus d’archivage de vos documents physiques mais sous format électronique.
Une fois avoir dit ça, il faut maintenant comprendre ce que n’est pas ou en tout cas pas uniquement l’archivage numérique.
- Le Stockage : Un outil d’archivage numérique doit utiliser un stockage sécurisé tel qu’un coffre-fort numérique pour la conservation long termes des documents.
- La numérisation de documents papier : Il est important de savoir que lorsque vous numérisez un document à la base papier, il vous faut garder cette version en plus de celle archivée numériquement.
- La sauvegarde : Un outil d’archivage numérique réalise des sauvegardes court-termes de vos documents mais ce n’est pas un outil de copie de vos documents.
- La GED (Gestion électroniques des droits) : Un application d’archivage numérique possède une une fonctionnalité de gestion des droits d’accès aux archives de documents.
- La signature numérique : Un service d’archivage numérique signe numériquement tous vos documents pour les rendre uniques et infalsifiables, néanmoins cela ne veut pas dire que vous pouvez signer un document électroniquement avec un outil d’archivage, certains outils le proposent mais pas tous.
Pourquoi utilisé un archivage numérique à valeur probante ?
Les raisons juridiques d’utilisées un archivage numérique à valeur probante
Un outil d’archives numériques à valeur de pérennité à pour vocation de répondre en premier lieu à des obligations légales.
La première, répondre aux obligations légales de conservation de documents. Les entreprises et organisation ont l’obligation de conservation de documents dans un système d’archivage (traditionnelle ou numérique).
Voici une liste des documents qu’une entreprise ou un organisme doit archiver :
- livres, registres, documents ou pièces objet des droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration : 6 ans – article L.102 B du Livre des procédures fiscales
- documents comptables et pièces justificatives (factures, etc.) : 10 ans – article L.123-22 du Code de commerce
- bulletins de paie : 5 ans en version papier – article L. 3243-4 du Code du travail – et 50 ans (ou 6 ans après le départ à la retraite) en version électronique – article D.3243-8 du Code du travail
La seconde, est de conserver les fichiers à titre de preuve dans le cas de litiges avec un client, fournisseur, salarié, d’une transaction de cession ou fusion ou d’un autre contentieux avec un tiers. La duré de conservation de documents à valeur probatoire dépend du type de litige, pour savoir extasient il faut se référer aux délais de prescription, voici quelques exemples :
- prescription civile : 5 ans (article 2224 du Code civil) (à partir de délais du titulaire de l’action d’un droit est mise ou aurait du être au courant → on ne peut pas savoir exactement donc ça peut être long)
- prescription commerciale : 5 ans (article L.110-4 du Code de commerce) sauf dans d’autres cas prévus par la loi
- prescription en assurance : 2 ans (article L.114-1 du Code des assurances)
En plus de la période de prescription, nous vous conseillons de les garder pendant au moins 10 ans car les délais de prescription s’appliquent à partir du moment ou le détenteur de droit s’aperçoit ou aurait du s’apercevoir du problème.
Les autres raisons d’utilisées un système d’archivage électronique
La première raison c’est la réduction des coûts, que ce soit les coûts de stockage de salle d’archive ou la réduction des coûts d’impression papier, un système d’archivage numérique et bien moins coûteux qu’un archivage classique.
La seconde raison s’inscrit dans la transition numérique des entreprises, avec de plus en plus de documents éditer et signer numériquement, il est beaucoup plus simple de conserver ses documents directement dans un système numérique.
La troisième raison s’inscrit dans une logique de télétravail ou d’accessibilité, les dossiers archivés numériquement sont accessibles n’importe où dans un espace classé depuis un ordinateur et connecté à internet, il est donc plus simple de trouver un fichier lors d’une recherche.
Quel est le cadre légal de l’archivage numérique ?
Comme expliqué ci-dessus, l’archivage numérique ne fait pas l’objet d’une définition légale, pour autant ce système est considérer comme un système fiable de preuve devant un tribunal. Toute fois il faut préciser qu’en cas de doute sur l’authenticité de l’information, seul le juge déterminera la validité du document.
Un outil pour les clauses d'actifs et de passifs
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Les certifications des systèmes d’archivage
Plusieurs certifications existent pour définir le niveau de sécurité et de conformité des systèmes d’archivage numérique.
- AFNOR NF 203 CCFN (coffre-fort numérique)
- AFNOR NF 641 (archivage électronique)
- ISO 27001 (norme de sécurité de l’organisme)
Comment fonctionne l’archivage numérique à valeur probante ?
Pour comprendre comment fonctionne un système d’archivage numérique à valeur probante, il faut comprendre comment le document est traité. Les documents sont horodatés, versionnés, indexé, reçoivent une emprunte numérique unique le tout signé numériquement pour garantir l’authenticité, l’intelligibilité du document et l’intégrité du document. Puis il est stocké dans un système de stockage long terme comme un coffre-fort numérique pour garantir son archivage dans le temps.
Pour comprendre comment fonctionne un système d’archivage numérique à valeur garantissant la traçabilité, il faut comprendre comment le document est traité. Les documents sont horodatés, versionnés, indexé, reçoivent une emprunte numérique unique le tout signé numériquement pour garantir l’authenticité, l’intelligibilité du document et l’intégrité du document, ces données seront stockées dans le système d’archivage. Puis il est stocké dans un système de stockage long terme comme un coffre-fort numérique pour garantir son archivage dans le temps.
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