Le coffre-fort numérique (CFR) Timeref est un espace de stockage sécurisé dans lequel les entreprises déposent leur patrimoine informationnel sous forme numérisée. Cette étape de centralisation des données sensibles est un préalable au processus de cession et se fait idéalement en amont de la transaction.
La dataroom est une « fenêtre ouverte » sur les données contenues dans le coffre-fort numérique. C’est un espace avec des droits d’accès spécifiques qui permet aux différents auditeurs impliqués dans la cession de consulter les documents mis à leur disposition.
Pour un deal, un seul coffre-fort numérique est utilisé. Une dataroom indépendante est ensuite ouverte en toute confidentialité pour chaque équipe d’acheteur et ses auditeurs.

La certification AFNOR NF203 pour un coffre-fort numérique est une norme française qui garantit la sécurité et la fiabilité d'un coffre-fort électronique destiné à stocker des données sensibles.
Cette norme atteste que le coffre-fort numérique est conforme à un certain nombre de critères de sécurité et de fiabilité, tels que la résistance à l'effraction, l'intégrité des données, la disponibilité des données, la confidentialité des données, la gestion des accès, etc.
En obtenant la certification AFNOR NF203, Timeref prouve que son produit a été testé et évalué selon des normes de sécurité strictes et qu'il offre une protection efficace contre les risques d'atteinte à la confidentialité et à l'intégrité des données stockées.
Plus d’infos sur : https://www.infocert.org/nf203/

L’administrateur principal dispose de tous les droits sur le coffre-fort numérique et les datarooms. C’est lui qui attribue les droits d’accès aux autres utilisateurs de la suite Timeref.
Parmi eux, les gestionnaires de fichiers alimentent le coffre-fort numérique avec les données sensibles de l’entreprise. Ils peuvent modifier ou annoter les fichiers. Ce sont également eux qui apportent les réponses aux questions.
Les invités des différentes datarooms peuvent consulter les documents, les annoter et poser des questions via un module de Q&R dédié.

L’encapsulation est un procédé inédit mis au point par Timeref qui intervient à la clôture du deal. Il consiste à enregistrer et figer dans une « capsule » l’intégralité de la communication faite au cours du deal : dépôts et consultations de données sensibles, annotations des documents de travail, questions / réponses, accès à la dataroom par les utilisateurs.
La vie complète de la dataroom est archivée dans la capsule à la manière d’un film qui a duré du début à la fin du deal. Quelque soit l’information à conserver, l’encapsulation permet d’en retrouver la trace.
Mais le plus gros avantage de ce procédé, c’est sa valeur probante.
En cas de litige après la clôture du deal, la capsule Timeref fait foi devant une juridiction compétente grâce à la certification AFNOR NF203 qui garantit l’intégrité des données hébergées par Timeref. Par exemple, cela permet de prouver qu’un document a bien été remis aux auditeurs, qu’il a été consulté ou modifié par tel utilisateur, à telle date. En bref, l’encapsulation Timeref fait de votre cabinet le « tiers de confiance » sur lequel vos clients pourront compter en cas de litige.

En termes de nombre d’invités, l’offre “One-deal” permet d’accueillir jusqu’à 20 utilisateurs sur la dataroom.
L’offre de deals illimités avec personnalisation n’impose quant à elle aucune limite sur le nombre d’utilisateurs par dataroom.
Il n’est pas nécessaire que les invités appartiennent à la même société.

Avec la personnalisation de la dataroom Timeref à l’image de votre cabinet, vos clients consultent les données dans un environnement de travail qu’ils identifient comme étant « chez vous ». Cela leur inspire confiance et donne une image professionnelle de votre cabinet.
Les solutions non personnalisables des datarooms concurrentes renvoient vos utilisateurs vers leur propre plateforme en ligne. Dans ces espaces génériques, aucune mention n’est faite du cabinet M&A à l’origine du deal. Le risque ? Provoquer un sentiment de flou et d’amateurisme chez vos clients.