Coffre-fort Numérique
Un espace sécurisé pour authentifier et rassembler vos documents les plus stratégiques de votre entreprise.
15 jours gratuits – Sans CB.
Le coffre-fort numérique Timeref
Retrouvez toutes les fonctionnalités essentielles dont vous avez besoin pour gérer efficacement les documents importants de votre entreprise.
Centralisation des documents
Évitez la recherche et la perte de documents importants
Rassemblez et classez tous vos documents sensibles au sein d'espaces et de répertoires, le tout à portée de clics.
15 jours gratuits – Sans CB.
Gestion Fine des droits d'accès
Maîtrisez l'accès à vos données les plus sensibles (brevets, innovations, documents stratégiques, contrats...)
Partagez vos fichiers sensibles en toute sérénité en définissant des autorisations d'accès spécifiques pour chacun de vos utilisateurs à votre coffre-fort numérique.
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Journal des opérations
Tracez l’ensemble des activités liées à vos documents afin d’identifier toute activité suspecte ou non conforme.
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Rendez vos documents uniques
et infalsifiables
Aucun document ne peut y échapper. Dès lors qu'il est ajouté sur votre coffre-fort numérique, il subit une série de transformations qui vont le rendre inviolable et authentifié :
Découvrez comment un coffre-fort numérique peut vous être utile :
Bulletins de paies numériques
Facturation numérique
DATAROOM
Soyez prêt en cas de Deal et d'Audit
L'ouverture d'une dataroom depuis le coffre-fort électronique simplifiera vos échanges avec l'extérieur en toute confidentialité, qu'ils soient impliqués ou non.
Quels sont les usages pour un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique centralise de manière dématérialisée tous les documents importants de votre entreprise, simplifiant le partage avec les interlocuteurs d’un dirigeant. Il facilite l’accès aux documents nécessaires pour les démarches auprès d’institutions financières ou d’administrations publiques, et est utile lors d’appels d’offres.
Quelques exemples d’utilisation d’un service de coffre-fort numérique :
Les experts-comptables peuvent y accéder pour la comptabilité et les bilans financiers. Les actionnaires et administrateurs y trouvent les comptes de résultat et les procès-verbaux des réunions, augmentant leur autonomie dans l’accès à l’information en ligne.
Les salariés bénéficient d’un espace personnel sécurisé où sont stockés leurs bulletins de salaire, contrats de travail et autres documents importants. Cela est intégrable avec des systèmes de gestion des ressources humaines, avec une option de refus pour l’archivage électronique des bulletins de salaire.
Les clients et fournisseurs ont également un espace dédié pour échanger des documents financiers, bons de commande, factures et contrats.
Comment savoir ce qu'il se passe dans mon coffre-fort électronique ?
Si vous êtes administrateur, vous pouvez suivre ce qu’il se passe sur votre coffre-fort numérique.
- Le coffre
- L’utilisateur
- L’action effectuée
- Le fichier ou le dossier concerné
- Dans quel dossier a été effectuée l’action
Peut-on avoir plusieurs coffres-forts numériques à la fois ?
Oui, vous pouvez avoir plusieurs coffres-forts numériques en fonction de votre abonnement. Si vous avez plusieurs clients qui utilisent Timeref, vous pouvez avoir accès à tous vos coffres-forts numériques depuis la même interface.
Vous pouvez également avoir des CFN dédiés à chacun de vos collaborateurs pour qu’ils puissent archiver leurs bulletins de salaire et toutes autres pièces personnelles de manière sécurisée.
Quels types de fichiers peuvent être stockés dans le coffre-fort électronique Timeref ?
Tous les types de fichiers peuvent être stockés dans le coffre-fort électronique :
Fichiers document : doc | docx | rtf | txt
Fichiers image : jpg | jpeg | png
Fichiers présentation : pdf | pps | ppt | pptx
Fichiers données : csv | xls | xlsx | xlsb
Fichiers compressés : rar | tar.gz | zip
Fichiers divers : odf | odg | odp | ods | odt | otp | ott
A quoi correspond la certification AFNOR NF203 coffre-fort numérique ?
La certification AFNOR NF203 pour un coffre-fort numérique est une norme française qui garantit la sécurité et la fiabilité d’un coffre-fort électronique destiné à stocker des données sensibles.
Cette norme atteste que le coffre-fort numérique est conforme à un certain nombre de critères de sécurité et de fiabilité, tels que la résistance à l’effraction, l’intégrité des données, la disponibilité des données, la confidentialité des données, la gestion des accès, la conservation des données, etc.
En obtenant la certification AFNOR NF203, Timeref prouve que son produit a été testé et évalué selon des normes de sécurité strictes et qu’il offre une protection efficace contre les risques d’atteinte à la confidentialité et à l’intégrité des données stockées.
Plus d’infos sur : https://www.infocert.org/nf203/
Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?
Une entreprise doit conserver des documents dans un système d’archivage (électronique ou non) pendant une durée allant de 2 à 15 ans, selon les documents.
Un outil tel qu’un CFN est une solution permettant d’assurer un archivage administratif de qualité et d’y accéder plus facilement qu’avec un système d’archivage classique.
Combien coûte un coffre-fort numérique ?
Le prix d’un coffre-fort numérique dépend de votre utilisation ainsi que du prestataire. Timeref vous propose un coffre-fort numérique à partir de 50 € HT/mois. Nous nous adaptons à vos besoins et pouvons modifier et ajouter des fonctionnalités spécifiques à notre application pour une intégration plus simple et plus centralisée à votre organisation, ce qui vous permettra d’obtenir un maximum de valeur.
Vous pouvez visiter notre page tarif juste ici.
Vous pouvez aussi visiter notre article sur Quel coffre-fort numérique choisir en 2024.
Vous avez des questions ?
Timeref vous réponds !
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+33 (0)3 74 09 67 56