La dématérialisation des fiches de paie est obligatoire depuis 2017 ; le format papier est devenu l’exception. Source : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F559#:~=Depuis 2017%2C la dématérialisation de,fiche de paie est disponible.
La loi oblige depuis 2017 les employeurs à émettre et à distribuer les fiches de paie aux salariés de manière dématérialisée, sauf si un salarié refuse. Dans ce cas, l’employeur doit fournir à ce salarié le format papier.
L’entreprise doit informer ses salariés des conditions de distribution des fiches de paie. C’est à ce moment-là qu’un salarié à le droit de signaler à son employeur qu’il refuse les bulletins de paie dématérialisés.
Une copie des fiches de paie doit être conservée par l’entreprise pendant au moins une durée de 5 ans (sous format de document électronique ou papier). Cependant, l’entreprise ne doit pas les détruire et doit être en mesure de les rendre disponibles pendant 50 ans ou 6 ans après le départ à la retraite du salarié.
Quelles sont les obligations de l'employeur ?
À retenir : Un Employeur doit :
- Informer ses salariés des conditions de distributions des fiches de salaires
- Assurer la disponibilité et la sécurité des fiches de paie
- Archiver les bulletins de paie en interne pendant 5 ans
- Rendre les fiches de paies disponible pendant 50 ans.
La dématérialisation des bulletins de paie impose plusieurs obligations légales aux employeurs pour garantir la conformité et la satisfaction des salariés.
1. Informer les salariés des conditions de distribution
Avant de mettre en place la dématérialisation, l’employeur doit clairement informer les salariés des modalités prévues pour la distribution des bulletins de paie. Cette communication est essentielle pour leur permettre de comprendre leurs droits, notamment celui de refuser le format numérique et de demander une version papier.
2. Assurer la disponibilité et la sécurité des fiches de paie
Les employeurs doivent garantir que les bulletins de paie sont facilement accessibles pour chaque salarié via une plateforme sécurisée. Ils doivent également veiller à ce que l’intégrité des informations soit préservée, en évitant tout risque d’altération ou de perte de données.
3. Archivage numérique obligatoire pour 5 ans
Les employeurs ont l’obligation de conserver une copie des bulletins de paie, sous format numérique ou papier, pendant une durée minimale de cinq ans. Cet archivage doit se faire au sein de l’entreprise et répondre aux exigences de sécurité prévues par la réglementation.
4. Disponibilité prolongée des fiches de paie
Outre l’archivage légal, l’employeur doit mettre en place des systèmes garantissant l’accès aux bulletins de paie pendant 50 ans ou jusqu’à six ans après le départ à la retraite du salarié. Ces dispositions visent à protéger les salariés en cas de litiges ou pour répondre aux besoins administratifs futurs, comme le calcul des droits à la retraite.
En respectant ces obligations, l’employeur garantit non seulement la conformité légale, mais aussi la satisfaction et la confiance de ses équipes.
Quels sont les droits des salariés ?
À retenir : Un salarié peut :
- Refuser la distribution numérique des fiches de paies
- Doit avoir un accès à ses fiches pendant 50 ans ou jusqu’à 6 ans après son départ à la retraite
La dématérialisation des bulletins de paie respecte les droits fondamentaux des salariés, garantissant leur liberté de choix et leur accès à ces documents essentiels.
1. Refuser la distribution numérique
Chaque salarié peut exercer son droit de refuser le format dématérialisé. Dans ce cas, l’employeur est tenu de fournir une version papier du bulletin de paie, sans que le salarié n’ait à justifier sa décision. Ce choix doit être signalé à l’employeur dès que les modalités de distribution sont communiquées.
2. Accès prolongé aux fiches de paie
Les salariés bénéficient d’un droit d’accès garanti à leurs bulletins de paie pendant 50 ans ou jusqu’à six ans après leur départ à la retraite. Ce droit vise à protéger leurs intérêts, notamment pour justifier des périodes de travail ou calculer leurs droits à la retraite.
Ces droits assurent aux salariés une totale transparence et un contrôle sur leurs documents personnels.
Quelle est la durée de conservation des bulletins ?
À retenir : La durée de conservation des bulletins de paie sous format papier ou numérique
- Disponible dans l’entreprise 5 ans après son émission
- Disponible pour le salarié pendant 50 ans ou jusqu’à 6 ans après son départ à la retraite
La durée de conservation des bulletins de paie est encadrée par des obligations précises, garantissant leur disponibilité à long terme.
1. Archivage obligatoire dans l’entreprise pendant 5 ans
Les employeurs doivent conserver les copies des bulletins de paie, sous format numérique ou papier, pendant au moins cinq ans. Ces documents doivent être accessibles rapidement en cas de besoin, notamment pour répondre à une demande de l’administration ou du salarié.
2. Disponibilité prolongée pour les salariés
Une fois ce délai d’archivage légal écoulé, l’employeur reste tenu de rendre les bulletins de paie disponibles pour les salariés, afin de garantir leurs droits. Pour le format papier un délai peut être autorisé.
3. Conservation sur 50 ans ou 6 ans après le départ à la retraite
Les fiches de paie doivent être conservées pendant 50 ans ou jusqu’à six ans après la retraite du salarié. Cette durée étendue permet de répondre aux besoins liés à la retraite ou à des démarches administratives ultérieures.
Ces règles assurent une protection durable des données salariales.
Comment mettre en place la dématérialisation en 3 étapes ?
La transition vers la dématérialisation des fiches de paie peut être simplifiée en suivant ces trois étapes clés :
Étape 1 : Choisir un logiciel conforme
La première étape consiste à sélectionner un logiciel de création de fiches de paie qui respecte les normes légales du pays. Ce logiciel doit garantir la production de bulletins conformes aux réglementations en vigueur, incluant toutes les mentions obligatoires. Opter pour une solution fiable et adaptée aux besoins de l’entreprise est essentiel pour éviter tout risque d’erreur ou de non-conformité.
Étape 2 : Déterminer un mode de distribution sécurisé
Une fois le logiciel sélectionné, il est crucial de planifier la distribution des fiches de paie. Les entreprises doivent s’assurer que les documents soient disponibles de manière sécurisée et que l’intégrité des données soit garantie. Pour cela, de nombreuses organisations optent pour un coffre-fort numérique, qui offre une protection optimale contre les altérations, les pertes et les accès non autorisés.
Étape 3 : Informer les salariés
Enfin, l’entreprise doit informer l’ensemble des salariés, qu’ils soient actuels ou futurs, de la mise en place de la dématérialisation. Cette communication doit inclure les modalités d’accès aux fiches de paie, les mesures de sécurité mises en œuvre et la possibilité pour les salariés de refuser le format numérique s’ils le souhaitent. Une information claire et complète est essentielle pour instaurer la confiance et éviter tout malentendu.
En suivant ces étapes, les entreprises peuvent mettre en place un système de dématérialisation efficace, conforme et bien perçu par leurs équipes.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
À retenir pour convaincre vos équipes de passer à la dématérialisation des fiches de paies :
- Un Gain de temps
- Une réduction de papier
- Une réduction des coûts
- Une centralisation des documents
- Une disponibilité garantie
La dématérialisation des fiches de paie offre de nombreux avantages, aussi bien pour les employeurs que pour les salariés.
1. Gain de temps
L’émission numérique des bulletins de paie simplifie le processus, éliminant les tâches liées à l’impression, la mise sous pli et l’envoi postal. Les employeurs peuvent ainsi se concentrer sur d’autres priorités, tandis que les salariés reçoivent leurs documents rapidement et sans délai.
2. Réduction de papier
Adopter le format numérique contribue à réduire l’utilisation de papier, ce qui est bénéfique pour l’environnement. C’est un geste écoresponsable qui répond aux attentes croissantes en matière de durabilité dans le monde professionnel.
3. Réduction des coûts
La dématérialisation permet de réduire les dépenses associées à l’impression, au stockage physique et aux envois postaux. Ces économies, bien que variables selon la taille de l’entreprise, sont significatives à long terme.
4. Centralisation des documents
Avec un système numérique, tous les bulletins de paie sont centralisés dans un espace unique et sécurisé, facilitant leur gestion et leur recherche pour les employeurs comme pour les salariés.
5. Disponibilité garantie
Les fiches de paie sont accessibles à tout moment via des plateformes sécurisées, offrant une tranquillité d’esprit aux salariés et une conformité renforcée aux employeurs.
Ces avantages font de la dématérialisation un outil essentiel pour moderniser la gestion administrative des entreprises.
Comment distribuer les bulletins de paie numériques ?
À retenir pour distribuer les bulletins de paie numérique :
- Aucune solution n’est imposé
- Le coffre-fort numérique est la solution privilégier par les entreprises
La distribution des bulletins de paie numériques repose sur trois principes fondamentaux : disponibilité, intégrité et sécurité des documents. Ces éléments sont essentiels pour respecter la réglementation et les attentes des salariés.
1. Disponibilité et accès simplifié
Les bulletins de paie numériques doivent être accessibles à tout moment pour les salariés, grâce à une plateforme intuitive. Cette disponibilité immédiate permet de répondre rapidement aux besoins administratifs ou personnels des employés.
2. Garantir l’intégrité des données
L’intégrité des informations doit être préservée pour éviter toute modification ou altération des documents. Une solution numérique fiable garantit que les bulletins restent inchangés depuis leur émission.
3. Sécurité renforcée avec le coffre-fort numérique
Bien qu’aucune solution précise ne soit imposée par la loi, le **coffre-fort numérique** est fortement privilégié. Cet outil assure un stockage sécurisé des bulletins et une accessibilité réglementée. Il protège les données sensibles contre les risques de perte ou de piratage. Pour en savoir plus sur cette solution, consultez cet article : Coffre-fort numérique obligatoire ? Paie, Facture…
En adoptant un système de distribution adapté, les entreprises peuvent répondre aux exigences légales tout en offrant une expérience moderne et sécurisée à leurs salariés.
Quelles mentions doivent figurer sur le bulletin ?
Les mentions obligatoires sont définies à l’article R. 3243-1 du code du travail :
- Le nom, l’adresse de l’employeur et éventuellement la désignation de l’établissement dont dépend le salarié ;
- Le numéro de la nomenclature d’activité française (NAF ou APE) et le numéro du système d’identification du répertoire des établissements (SIRET) d’emploi du salarié ;
- S’il y a lieu, la convention collective de branche applicable au salarié ou la référence au code du travail concernant la durée des congés payés et des délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail ;
- Le nom, l’emploi du salarié et sa position dans la classification conventionnelle. Ces trois mentions sont facultatives pour les salariés à domicile et assistants maternels lorsqu’ils sont employés directement par un particulier (article R. 3243-6 du code du travail, article D. 423-15 code de l’action sociale et des familles) ;
- La période et le nombre d’heures de travail, en distinguant les heures au taux normal, les heures supplémentaires (avec la mention des taux appliqués aux heures correspondantes) et, en cas d’activité partielle, le nombre d’heures indemnisées ainsi que le taux appliqué pour le calcul de l’indemnité ;
- La nature et le volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait (forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, ou forfait annuel en heures ou en jours) ;
- La nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail ;
- La nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales ;
- La rémunération brute, correspondant à la somme à partir de laquelle est calculé le montant net à payer par l’employeur au salarié, après déduction des prélèvements sociaux et fiscaux obligatoires auxquels sont appliqués les éventuelles exonérations et exemptions. Cette mention est facultative pour les salariés à domicile et assistants maternels lorsqu’ils sont employés directement par un particulier (article R. 3243-6 du code du travail, article D. 423-15 code de l’action sociale et des familles) ;
- Les montants et assiettes des cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle à la charge de l’employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions. La mention de la nature et du montant des cotisations à la charge de l’employeur est facultative pour les salariés à domicile et assistants maternels lorsqu’ils sont employés directement par un particulier (article R. 3243-6 du code du travail, article D. 423-15 code de l’action sociale et des familles) ;
- Les taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ;
- La nature et le montant des autres versements et retenues (notamment prise en charge des frais de transport domicile-travail) ;
- L’assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l’article 204 A du code général des impôts ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source ;
- Le montant net social (voir la rubrique Montant net social);
- Le montant effectivement payé au salarié ;
- La date de paiement du salaire ;
- Les dates de congés et le montant de l’indemnité de congés payés correspondant lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ;
- Le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales applicables ;
- Le montant total versé par l’employeur comprenant la rémunération brute versée au salarié, les cotisations et contributions à la charge de l’employeur, déduction faite des exonérations et allégements de charges sociales ;
- La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr ;
- En cas d’activité partielle : le nombre d’heures indemnisées, le taux appliqué et les sommes versées au salarié au titre de la période considérée ;
- La mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.
Source : https://boss.gouv.fr/portail/accueil/bulletin-de-paie/regles-generales-relatives-au-bu.html